DEFINISI MICROSOFT EXCEL (Tugas ke-6)

DEFINISI MICROSOFT EXCEL

A.  Pengertian 

Microsoft Excel merupakan aplikasi untuk mengolah data secara otomatis yang dapat berupa perhitungan dasar, rumus, pemakaian fungsi-fungsi, pengolahan data dan tabel, pembuatan grafik dan menajemen data. Pemakaian rumus sendiri dapat berupa penambahan, pengurangan, perkalian dan lain sebagainya. Sedangkan pemakaian fungsi-fungsi dapat berupa pemakaian rumus yang bertujuan untuk menghitung dalam bentuk rumus matematika maupun non matematika.

Microsoft Excel untuk kehidupan sehari-hari  Microsoft Excel merupakan perangkat lunak yang berfungsi sebagai pengolah angka yang paling banyak digunakan pada saat ini, selain untuk pengolahan angka, perangkat lunak ini dapat digunakan untuk analisa data, pengolahan dokumen, pembuatan database dan pembuatan grafik. Software ini sangat membantu untuk menyelesaikan semua permasalahan pada bidang administratif mulai yang paling sederhana sampai yang lebih kompleks. Masalah yang sederhana misalnya membuat rencana kebutuhan barang yang meliputi nama barang, perkiraan harga barang dan jumlah barang. Sedangkan contohnya masalah yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan yang memerlukan banyak perhitungan serta manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan.

Berikut ini adalah manfaat Microsoft Excel yang perlu ketahui :

 1. Buat grafik data dalam satu sel

Dengan menggunakan sparklines, Anda dapat membuat grafik dalam satu sel dengan cepat dan mudah.

2. Tepat pada titik sasaran data

Pada Microsoft Excel 2007 dan 2010 dilengkapi dengan perangkat tambahan yang menarik untuk Pivot Tables Anda.

3. Dapat mengakses spreadsheet Anda dari mana saja

Post spreadsheet yang dilakukan secara online kemudian bila annda mengakses, mengedit dan melihatnya dari komputer manapun atau smartphone berbasis windows Mobile maka data tersebut akan terakses dengan sangat mudah.

4. Sharing dan connect untuk hasil yang maksimal

Dengan adanya fitur Co-authoring pada Microsoft Excel memungkinkan Anda untuk mengedit speadsheet yang sama dengan orang lain secara bersamaan walaupun berada di lokasi yang berbeda.

5. Lebih canggih pada saat anda melakukan presentasi data

Conditional Formatting pada Excel 2007 dan 2010 memberi Anda kontrol yang lebih bergaya dan icon bar data yang tentunya lebih baik dengan kemampuan untuk menyorot item tertentu dalam beberapa klik.

6. Pivot Charts yang lebih interaktif dan dinamis

Kecepatan dalam mengumpulkan wawasan dan kemampuan untuk menampilkan data yang berbeda merupakan salah satu fitur unggulan dari Pivot Chart.

7. Efisien model dan menganalisis pada hampir semua data

The PowerPivot for Excel add -in yang menyediakan teknologi inovatif seperti integrasi efisien data dari berbagai sumber dan secara cepat memanipulasi set data besar dengan sampai jutaan baris

8. Kemudaah saat melakukan publish dan sharing melalui layanan excel

Pada Share Point server 2010, Excel telah diintegrasikan sebaik mungkin sehingga memungkinkan pengguna pada bidang bisnis analisis saham maupun yang lain saat melakukan sharing hasil pada organisasi maupun individu dengan cara menampilkan spreadsheet ke Website atau forum.

Sangat banyak manfaat Microsoft Excel ini kalau kita sudah menguasainya terutama untuk managemen dan pengolahan data.

Fungsi SUM, AVERAGE, MAX, MIN dan COUNT Dalam Microsoft Excel

Dalam Microsoft Excel terdapat Fungsi yang sering digunakan antara lain :

1.  SUM                   : digunakan untuk mencari jumlah isi data pada range tertentu

2.  AVERAGE          : digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari suatu range

3.  MAX                   : digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari suatu range

4.  MIN                    : digunakan untuk mencari nilai terendah dari suatu range

5.  COUNT              : digunakan untuk mencara banyaknya data dari satu range

Cara Membuat Garis Tabel Pada Microsoft Excel

Gridlines yang ada pada lembar kerja MS Excel hanya sebagai garis bantu saja dan tidak akan tercetak pada saat kita print atau jika dilihat pada print preview tidak akan muncul. Namun ada kalanya kita ingin membuat garis-garis tersebut menjadi tampak jika kita ingin membuat sebuah tabel pada Microsoft Excel. Memang sebagian besar pengguna Microsoft Excel menggunakan MS Excel biasanya untuk keperluan tabelisasi data atau pengaturan data-data maupun grafik. Berikut ini cara pembuatan garis untuk keperluan pembuatan tabel pada Microsoft Excel :

Terlebih dahulu kita seleksi data yang akan dimasukan dalam tabel, atau akan dibuat tabel.

Pada menu ribbon Home silahkan klik pada panah Border.

Setelah mengklik tanda panah pada Border maka akan muncul drop down menu dengan pilihan macam-macam garis yang kita inginkan, jika kita ingin member semua garis pada bidang yang tadi kita blok maka silahkan dipilih All Borders.

 Jadi memang pada tool Border ini kita diberi keleluasaan untuk memilih mana yang akan kita beri garis dan model garis seperti apa sudah tersedia.

Cara Menggunakan Microsoft Excel

A. Menu dan icon pada Microsoft Excel

Gambar 1. Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

1. Judul

Menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.

2. Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

3. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4. Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

5. Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms.Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

6. Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

7. Cell

Cell Aktif Penggulung vertikal

8. Lembar aktif

9. Nama Range

10. Fungsi

11. Penggulung

12. Nomor Baris

13. Nomor Kolom

B. Membuat dokumen pengolah angka

Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell. Berikut adalah contoh penerapan Microsoft Excel dalam bidang keguruan :

Penerapan Microsoft Excel

Microsoft Excel dapat

Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 2 adalah sebagai berikut:

1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan

Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “DAFTAR NILAI SISWA” pada Cell aktif tersebut.

Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A1, A2, A3, dan M5 seperti pada tampilan diatas.

2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell

Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.

B.      Fungsi Dasar
Fungsi bisa lebih efisien dengan operasi matematika dari pada formula. Untuk contoh, jika anda ingin memasukkan values sel D1 sampai D10, anda akan mengetikan rumus formula "=D1+D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10". Jalan pintas akan digunakan menjumlah (SUM) cara sederhana"=SUM(D1:D10)". Beberapa fungsi lain dan contoh diberikan dalam tabel dibawah
=SUM(…)
Fungsinya : Untuk melakukan penjumlahan
Bentuk umum : =SUM(range sel)
Contoh : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5 sampai sel H15
Penulisan : =SUM(H5:H15)
=COUNT(…)
Fungsinya : Untuk melakukan counter
Bentuk umum : =COUNT(range sel)
Contoh : Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai yang berada di sel B5 sampai sel B15
Penulisan : =COUNT(B5:B15)
=MAX(…)
Fungsinya : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)
Bentuk umum : =MAX(range sel)
Contoh : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan : =MAX(F1:F17)
=MIN(…)
Fungsinya : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)
Bentuk umum : =MIN(range sel)
Contoh : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan : =MIN(F1:F17)
=AVERAGE(…)
Fungsinya : Untuk mencari nilai rata-rata
Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)
Contoh : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari sel A11 sampai A17
Penulisan :=AVERAGE(A11:A17)
=ABS(…)
Fungsinya : Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam daftar argumennya menjadi bilangan mutlak (absolut)
Bentuk umum : =ABS(range sel)
Contoh : Misalkan kita bermaksud mengetahui secara mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel F17
Penulisan : =ABS(F17)
=SQRT(…)
Fungsinya : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan X tidak boleh negative
Bentuk umum : =SQRT(range sel)
Penulisan : = SQRT(25)
=IF(…;…;…)
Fungsinya : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)
Bentuk umum : =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)
Contoh : Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu sel yang berada di sel F17, tentang kriteria siswa dinyatakan lulus atau gagal dengan ketentuan sbb. Jika nilai rata-rata siswa lebih
besar sama dengan 60, maka siswa dinyatakan LULUS, dan sebaliknya.
Penulisan : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)
artinya jika kolom F17 lebih besar sama dengan 60, maka LULUS, jika kurang dari 60, maka GAGAL
Keterangan :Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak kerjakan Value_if_true, jika kondisi di sel F17
tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false
=DATE(Year,Month,Date)
Fungsinya : Untuk menghitung jumlah hari
Contoh : =DATE(73,8,11) 26887 hari
=VLOOKUP
Fungsinya :Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal
Bentuk umum:=VLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num ; Range_lookup)
=HLOOKUP
Fungsinya : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal
Bentuk umum: =HLOOKUP(lookup_value;
table_array ; Col_index_num ; Range_lookup)
=LEFT(…;…)
Fungsinya :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kiri
Bentuk umum : =LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan : =LEFT(F17;3) hasilnya Feb
=RIGHT(…;…)
Fungsinya :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kanan
Bentuk umum : =RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan : =RIGHT(F17;3) hasilnya ari
=MID(…;…;…)
Fungsinya :Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu dengan sejumlah karakter tertentu
Bentuk umum : =MID(teks; start_number; number_char)
Contoh : Misal kita akan mengambil karakter baru yang ada di sel F17 (Februari)
Penulisan : =MID(F17:3:3)

C.      Istilah-istilah dalam excel
1.     Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5
2.       Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.
3.        Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)

4.       Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6
5.       Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6
6.       Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7
7.       Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5
8.       Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.
Contoh : Holla nama lain range A5:G7

D.      Menulis Rumus
1. Operasi Logika
Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan operasi resali atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan fungsinya sebagai berikut :
a. = : sama dengan
b. > : lebih besar dari
c. < : lebih kecil dari d. >= : lebih besar atau sama dengan
e. <= : lebih kecil atau sama dengan f. <> : tidak sama dengan

2. Menggunakan Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel 2003, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().

   A.      Fungsi Logika
Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi logika yang digunakan adalah :
1. Fungsi If :
Bentuk penulisannya : =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah)
Contoh : =If(A5<17,”anak-anak”,”dewasa”)>30,”panas”,if(A5>0,”hangat”,”dingin”))
2. Fungsi String :
Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan
3.  Fungsi VALUE :
digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text,
penulisannya : =VALUE(text)
 4. Fungsi FIND :
digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang dicari,penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor)
 5. Fungsi MID :
digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter, penulisannya : =MID(text,posisi awal,jumlah karakter)
6. Fungsi LEFT atau RIGHT :
digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string, penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter)
7. Fungsi REPLACE :
digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter),
penulisannya : =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru)
8. Fungsi CONCATENATE :
digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30 string,
penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,…)

B. Fungsi Tabel :
    Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara   vertikal (VLOOKUP) atau secara horizontal (HLOOKUP),
penulisanya : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)

Fungsi yang sering digunakan

1. fungsi Sum :Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada satu range, penulisannya : =SUM(number1,number2,..)

2. Fungsi Average :Digunakan untuk mencari nilai rata-rata,
penulisannya : =average(number1,number2,…)

3. Fungsi Max :Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)

4. Fungsi Min:Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)

5. fungsi Count :Digunakan untuk menghitung jumlah data dari range yang kita pilih

6. Fungsi Stedev :Digunakan untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range, penulisannya : =stedev(number1,number2,…)

7. Fungsi Var :Digunakan untuk menentukan nilai varience dari suatu range, penulisannya : =var(number1,number2,…)