CARA MEMBUAT MAIL MERGE PADA MS WORD DENGAN DATA DARI EXCEL
Anda ingin mencetak beberapa dokumen yang berasal dari satu dokumen word yang sama tapi beberapa isinya berubah-ubah seperti nama, alamat, dan cabang?
Jawabannya adalah fasilitas Mail Merge. Dan fasilitas ini adalah salah yang paling banyak digunakan oleh diantaranya oleh para sekretaris dan admin untuk membuat surat undangan, membuat sertifikat, amplop, dan lain-lain.
Sebagai contoh untuk artikel ini, penulis akan mengirim laporan bonus bulanan buat para sales. Data sumber akan menggunakan data dari Excel 2010 dan aplikasi Word juga versi 2010.
- Jalankan apikasi Excel, dan buat worksheet dengan data seperti terlihat pada gambar berikut. Namakan file tersebut data_input.xlsx. File tersebut juga dapat Anda download dari link disini.
- Buat dokumen word sebagai dasar untuk mail merge ke dokumen Excel di atas. Dokumennya dapat Anda download disini.
- Pada menu bar (ribbon) dokumn Word, klik tab Mailings.
- Pilih menu Select Recipients | Use Existing List…, dan ambil file Excel yang telah Anda buat atau download tadi.
- Pada dialog Select Table, pilih Sheet1$ dan klik OK. Kita pilih Sheet1 karena kebetulan data yang saya masukkan berada di sheet pertama.
- Perhatikan bahwa beberapa menu mail merge yang sebelumnya tidak aktif sekarang menjadi aktif.
- Tempatkan cursor pada bagian entri Nama, dan pilih menu Insert Merge Field | Nama.
- Field Nama akan dimasukkan ke dokumen dengan format <<Nama>>.
- Dengan cara yang sama masukkan Periode, Nama, Periode dan Jumlah Bonus pada dokumen tersebut.
- Sekarang kita akan coba lihat dokumen yang digabungkan dengan data tersebut. Klik tombolPreview Results.
- Terlihat dokumen sudah tergabung, coba lakukan navigasi data dengan mengklik panah kanan / kiri di group Preview Results.
- Sekarang Anda siap mencetak atau mengirimkan dokumen ini. Untuk mencetak dokumen, klik menu Finish & Merge | Print Documents… dan ikuti langkah print seperti yang biasa Anda lakukan.
- Selesai.
Cara Membuat Mail Merge dengan MS Word 2007 dan MS Excel 2007
Salam Sobat....
Cara Membuat Mail Merge dengan MS Word 2007 dan MS Excel 2007
Ma'af sobat minggu-minggu ini aku lagi sibuk berat, jadi baru sempat Update postingan di GFT, rasanya kangen juga nih bagi-bagi ilmu pada sobat sekalian....
dalam perjalanan kesibukan tersebut ada beberapa ilmu yang saya dapet dan bisa saya bagikan kepada sobat-sobat sekalian, moga aja ada manfaatnya....
Di kesempatan ini GFT akan membagikan Tutorial Microsoft Office dalam hal ini saya akan membagian Cara Membuat Mail Merge dengan MS Word 2007 dan MS. Excel 2007 yang pastinya sangat bermanfaat pada saat-saat tertentu ketika kita membutuhkannya.
Mail Merge merupakan fasilitas yag sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan Microsoft Office Wodr dan Microsoft Office Excel keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan. Oke kita langsung jelaskan saja apa manfaat dari Mail Marger itu :
Fasilita Mail Merge bisa sangat besar manfaatnya, salah satu cotohnya ketika kita membuat surat dengan alamat yang berbeda dan harus di print, ya kalo alamtanya hanya 5 atau sampe 10 mungkin masih bisa kita atasi walau dengan wajah cemberut... hehehe... akan tetapi ketika kita menghadapi perintah big bos suruh membuat surat undangan atau surat lainnya yang alamatanya harus di print dan jumlahnya 100 lembar lebih, wah gimana coba sobat banyangkan pasti krinting jari-jari ini ya khan.....
Nah sobat itu salah satu manfaat dari Fasilitas Mail Merge yang telah disediakan oleh Microsoft Office, sekarang mari kita bahas Cara Membuat Mail Merge dengan MS Word 2007 dan MS Excel 2007.
Sebenarnya cuma ada 2 langkah yang perlu dilakukan:
1. Siapkan database di ms.excel (bikin file excel-nya, biasanya berisi nama & alamat, atau
dll lah yang mau ditampilkan di undangan),
2. Atur dokumen yang di ms.word buat baca data dari file exce tsb lewat mail merge.
(nah langkah ke-2 ini yang lumayan agak ribet :D)
Okey kita mulai ya...
Pertama kita harus buata Databasenya dulu di Ms.Excel yaitu kita buat File Ms.Excel yang berisikan Nama, Alamat, Tanggal, dan lainnya yang kita butuhkan ketika kita buat undangan atau surat/data lainnya...
1. Buka dulu Ms.Excel
2. Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya seperlu yang sobat butuhkan
3. Rename nama sheet di bagian bawah
mengapa di Rename..?? karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di ms.word.
Klik kanan pada Sheet1 → rename
4. Rename dengan nama terserah, misalnya kita kasih Nama ALAMAT
Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel biar nama baru tersebut tersimpan.
5. Setelah semua diatas selesai... sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewatmenu – save.
Beri nama terserah sobat.... semisal diberi nama "Database Alamat"
dan tekan Save.
kalo bisa sobat buatkan Folder sendiri biar nanti ketika menyeting di Ms.Word kita tidak kebingungan atau agar lebih enak gak kecampur dengan fail lainnya..
6. Simpan dengan nama terserah, misalnya Database Alamat
3. Oke, selanjutnya kita atur mail merge-nya.
Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard
4. Akan keluar panel tambahan di bagian kanan ms.word kita.
Seperti ini:
Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya..
5. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi..
6. Pada step ke-3 ini, klik tulisan Browse di panel kanan,, lalu pilih dokumen excel yang
berisi dafta nama, alamat, Hari & Tanggal tadi.
7. Nah, setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kita
rename tadi,, seperti di sini: ALAMAT, jangan lupa klik OK
8. Lagi-lagi muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang mau
dipake dalam keadaan ter-centang.
Setelah itu klik OK.
9. Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi. Kalau
belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya, baca dan ulangi lagi ya :D
Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4
10. Nah, sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti
berada di dokumen undangan kita.
Misalnya, kita pengen nama nanti diletakkan di belakang kata-kata Yth di undangan
kita → Yth, nama
Caranya, pertama, taruh kursor pada belakang kata Yth., dengan cara meng-klik sekali
di belakang kata Yth tersebut:
Nah, pastikan tanda kelip-kelip kursor udah ada di belakang Yth.
JANGAN memindahkan kelip-kelip kursor ini ke tempat lain dulu.
Kemudian, klik pada tulisan More items... di panel sebelah kanan (ingat, kursor harus
tetap berada di belakang Yth lo)
Selanjutnya akan keluar jendela kecil
Insert Merge Field:
seperti di samping ini →
Tentu saja, pilih Fields nama, kemudian
klik Insert
11. Nah kalau berhasil, maka di belakang tulisan Bapak tadi akan ada tulisan <<NAMA>>.
Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.
12. Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata di, kemudian lakukan hal yang sama,
masukkan field alamat ke bagian tersebut.
Hasilnya nanti mustinya begini:
dan seterusnya caranya sama untuk Hari dan tanggal sebagaimana gambar berikut
13. Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya..
Tulisannya Next: Preview your letter... untuk melihat preview undangan kita:
Tetereeeeeeettt....
Perhatikan, tulisan <<NAMA>>, <<ALAMAT>>, <<HARI>> & <<TANGGAL>> yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan kita mulai awal tadi khan....
Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan.
Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita ini :D
Jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S) dan tempatkan di satu bolder dengan file Database Ms Excel tadi.
Selanjutnya Kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print.. di step terakhir. Si printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang kita sediakan lewat ms.excel tadi..
Cara Membuat Mail Merge dengan MS Word 2007 dan MS Excel 2007
Ma'af sobat minggu-minggu ini aku lagi sibuk berat, jadi baru sempat Update postingan di GFT, rasanya kangen juga nih bagi-bagi ilmu pada sobat sekalian....
dalam perjalanan kesibukan tersebut ada beberapa ilmu yang saya dapet dan bisa saya bagikan kepada sobat-sobat sekalian, moga aja ada manfaatnya....
Di kesempatan ini GFT akan membagikan Tutorial Microsoft Office dalam hal ini saya akan membagian Cara Membuat Mail Merge dengan MS Word 2007 dan MS. Excel 2007 yang pastinya sangat bermanfaat pada saat-saat tertentu ketika kita membutuhkannya.
Mail Merge merupakan fasilitas yag sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan Microsoft Office Wodr dan Microsoft Office Excel keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan. Oke kita langsung jelaskan saja apa manfaat dari Mail Marger itu :
Fasilita Mail Merge bisa sangat besar manfaatnya, salah satu cotohnya ketika kita membuat surat dengan alamat yang berbeda dan harus di print, ya kalo alamtanya hanya 5 atau sampe 10 mungkin masih bisa kita atasi walau dengan wajah cemberut... hehehe... akan tetapi ketika kita menghadapi perintah big bos suruh membuat surat undangan atau surat lainnya yang alamatanya harus di print dan jumlahnya 100 lembar lebih, wah gimana coba sobat banyangkan pasti krinting jari-jari ini ya khan.....
Nah sobat itu salah satu manfaat dari Fasilitas Mail Merge yang telah disediakan oleh Microsoft Office, sekarang mari kita bahas Cara Membuat Mail Merge dengan MS Word 2007 dan MS Excel 2007.
Sebenarnya cuma ada 2 langkah yang perlu dilakukan:
1. Siapkan database di ms.excel (bikin file excel-nya, biasanya berisi nama & alamat, atau
dll lah yang mau ditampilkan di undangan),
2. Atur dokumen yang di ms.word buat baca data dari file exce tsb lewat mail merge.
(nah langkah ke-2 ini yang lumayan agak ribet :D)
Okey kita mulai ya...
Pertama kita harus buata Databasenya dulu di Ms.Excel yaitu kita buat File Ms.Excel yang berisikan Nama, Alamat, Tanggal, dan lainnya yang kita butuhkan ketika kita buat undangan atau surat/data lainnya...
1. Buka dulu Ms.Excel
2. Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya seperlu yang sobat butuhkan
Gambar : Contoh file Database yang kita siapkan
Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya.
Baru kemudian baris kedua dan selajutnya kita isi dengan daftar nama, alamat dan seterusnya seperti gambar diatas.
Baru kemudian baris kedua dan selajutnya kita isi dengan daftar nama, alamat dan seterusnya seperti gambar diatas.
3. Rename nama sheet di bagian bawah
Klik kanan pada Sheet1 → rename
4. Rename dengan nama terserah, misalnya kita kasih Nama ALAMAT
5. Setelah semua diatas selesai... sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewatmenu – save.
dan tekan Save.
kalo bisa sobat buatkan Folder sendiri biar nanti ketika menyeting di Ms.Word kita tidak kebingungan atau agar lebih enak gak kecampur dengan fail lainnya..
6. Simpan dengan nama terserah, misalnya Database Alamat
Okey kita udah memiliki database Alamat di Ms Excel selanjutnya kita tinggal membuat Desain Surat yang dimaksud dan Mengatur Mail Merge di Ms. Word.
1. Seperti biasa, buka Ms Word
2. Bikin dulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama, alamat, hari dan tanggal kita kosongi dulu. Kan mau diisi secara otomatis. Seperti contoh saya dibawah ini:
Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard
4. Akan keluar panel tambahan di bagian kanan ms.word kita.
Seperti ini:
Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya..
5. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi..
6. Pada step ke-3 ini, klik tulisan Browse di panel kanan,, lalu pilih dokumen excel yang
berisi dafta nama, alamat, Hari & Tanggal tadi.
7. Nah, setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kita
rename tadi,, seperti di sini: ALAMAT, jangan lupa klik OK
8. Lagi-lagi muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang mau
dipake dalam keadaan ter-centang.
Setelah itu klik OK.
9. Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi. Kalau
belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya, baca dan ulangi lagi ya :D
Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4
10. Nah, sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti
berada di dokumen undangan kita.
kita → Yth, nama
Caranya, pertama, taruh kursor pada belakang kata Yth., dengan cara meng-klik sekali
di belakang kata Yth tersebut:
Nah, pastikan tanda kelip-kelip kursor udah ada di belakang Yth.
JANGAN memindahkan kelip-kelip kursor ini ke tempat lain dulu.
Kemudian, klik pada tulisan More items... di panel sebelah kanan (ingat, kursor harus
tetap berada di belakang Yth lo)
Selanjutnya akan keluar jendela kecil
Insert Merge Field:
seperti di samping ini →
Tentu saja, pilih Fields nama, kemudian
klik Insert
11. Nah kalau berhasil, maka di belakang tulisan Bapak tadi akan ada tulisan <<NAMA>>.
Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.
12. Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata di, kemudian lakukan hal yang sama,
masukkan field alamat ke bagian tersebut.
Hasilnya nanti mustinya begini:
13. Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya..
Tulisannya Next: Preview your letter... untuk melihat preview undangan kita:
Tetereeeeeeettt....
Perhatikan, tulisan <<NAMA>>, <<ALAMAT>>, <<HARI>> & <<TANGGAL>> yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan kita mulai awal tadi khan....
Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan.
Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita ini :D
Jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S) dan tempatkan di satu bolder dengan file Database Ms Excel tadi.
Selanjutnya Kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print.. di step terakhir. Si printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang kita sediakan lewat ms.excel tadi..
